Zusätzliche globale Einstellungen und Funktionen

Mitglieder

Ein Mitglied ist eine Person, die auf den Arbeitsbereich Zugriff hat. Mitglied wird jemand, der einen Einladungslink zum Arbeitsbereich erhalten hat.

Die Mitgliederverwaltung ist in den Einstellungen des Arbeitsbereichs (Button Zahnrad) zu finden.

Im Bereich “Mitglieder” erhält man einen kompletten Überblick über alle vorhandenen Benutzer des aktuellen Arbeitsbereichs. Zusätzlich erhält man die Information, welche Rolle und welches Team das jeweilige Mitglied derzeit inne hat. Zusätzlich wird für jedes vorhandene Mitglied der letzte Anmeldezeitpunkt bei Univelop angezeigt. Bei Klick auf ein Mitglied öffnet sich für Admins die Detailansicht. Auf diesem hat man Überblick über die möglichen als auch aktiven Rollen und Teams, die Nutzerdaten sowie den letzten Login-Zeitpunkt und das Gerät. Die aktiven als auch zugeteilten Rollen und Teams lassen sich hierüber ändern.

Neue Mitglieder/Benutzer können über den Button auf drei Wege dem Arbeitsbereich hinzugefügt werden:

1. Einladungslink versenden
   Es wird der Einladungslink des Arbeitsbereichs in die Zwischenablage kopiert und es kann eine E-Mail versendet werden.

2. Neuer Benutzer manuell anlegen
   Der Benutzer kann manuell angelegt werden. Meldet sich der Benutzer anschließend mit E-Mail und Passwort an, ist der Arbeitsbereich bereits bei dem Benutzer hinterlegt.

   

3. Neuer Benutzer durch Import anlegen
   Durch den Import einer Excel Liste der Mitglieder können auch neue Nutzer hinzugefügt werden.

Neue Mitglieder werden immer der definierten Standardrolle zugeordnet. Andere Benutzerrollen oder -teams müssen über die Mitgliederverwaltung entsprechend angepasst werden.

Rollen

In den Arbeitsbereich-Einstellungen ist ebenfalls der Menüpunkt “Nutzerrollen und Teams” zu finden. Hier werden die Benutzerrollen- und teams definiert. In den Benutzerrollen werden global die Rechte definiert, für jede einzelne Kachel (s. Rechte / Berechtigungen). Im Designmodus des Arbeitsbereichs können in den globalen Einstellungen die Rollen bearbeitet werden. Im Standard ist die Rolle “Teammitglied” immer angelegt.

Durch das Klicken auf eine Rollen sehen Sie den Namen, die Einstellung Standardrolle (Ja/Nein), unterhalb davon die Rechte der Rolle und Sie haben die Möglichkeit die Rolle über die drei Punkte oben rechts zu löschen oder zu duplizieren (wenn es ähnliche Rollen gibt).

Wird eine neue Rolle in dem Arbeitsbereich angelegt, erhalten Benutzer mit der Rolle “Administrator” bzw. “Besitzer” automatisch die neuen Rollen zugeteilt, da diese grundsätzlich über alle Funktionalitäten des Arbeitsbereichs verfügen sollen.

Teams

Wie bei den Rollen können über den gleichen Weg verschiedene Benutzerteams hinzufügt werden und benannt werden je nach Arbeitsbereichs, Verantwortung, Position, etc. Diese Teams können in den Datensätzen zunächst nur namentlich erfasst werden.

Mitglieder werden diesen Teams hinzugefügt. Sie haben jetzt die Möglichkeit Mitglieder des Arbeitsbereichs einem Team zuzuordnen.

Zudem besteht die Möglichkeit über den Baustein Team einem Datensatz ein Benutzerteam zuzuweisen.

Wird eine neue Rolle in dem Arbeitsbereich angelegt, erhalten Benutzer mit der Rolle “Administrator” bzw. “Besitzer” automatisch die neuen Rollen zugeteilt, da diese grundsätzlich über alle Funktionalitäten des Arbeitsbereichs verfügen sollen.

Benutzern mehrere Rollen und/oder Teams zuordnen

Benutzern einer Arbeitsumgebung können mehrere Rollen und/oder Teams zugeordnet werden. Das hat den Vorteil das Benutzer vertretungsweise eine andere Ansicht in Univelop einnehmen kann, ohne dass sämtliche Rechteeinstellungen innerhalb der Kachel/Bausteinen dafür geändert werden müssen. Für die Mehrfachzuordnung müssen die entsprechenden Rollen und/oder Teams im Vorweg in der Arbeitsumgebung angelegt werden. In der Mitgliederverwaltung sind die einzelnen Benutzer des Arbeitsbereichs aufgelistet. Auf Klick auf einen Benutzer öffnet sich die Detailansicht, wo die Zuordnung der einzelnen Rollen und/oder Teams vorgenommen werden kann (Administratoren und Besitzer dürfen Rollen/Teams zuordnen). Anschließend erhalten die jeweiligen Benutzer in dem Arbeitsbereich die Berechtigung entsprechend der Zuteilung die Rolle und/oder das Team zu wechseln.

Rolle und/oder Team wechseln

Sind einem Benutzer mehrere Rollen und/oder Teams zugeordnet, hat dieser die Möglichkeit, sein Standardteam zu wechseln. Sind mehrere Rollen/Teams vorhanden, hat der Benutzer die Möglichkeit über die drei Punkte die Wechselfunktion aufzurufen. Nach Auswahl der Wechselmethode erscheint ein Pop-Up Fenster mit dem ihm zugeteilten Rollen/Teams. Diese Funktion ermöglicht es Benutzern zu erlauben die Ansicht in Univelop vertretungsweise zu wechseln und mit den dafür benötigten Kacheln und Datensätzen zu arbeiten, ohne das man die Rechteeinstellungen der Kacheln für Vertretungen, etc. extra ändern muss.

Rechte / Berechtigungen

Nachdem Benutzerrollen und -teams angelegt wurden und diese bereits Mitglieder zugeordnet sind, kann der Zugriff auf Datensätze beschränkt und bestimmte Funktionen ausgestellt werden. Dazu wird das Rechtesystem über die einzelnen Benutzerrollen aufgerufen. Über den Switch “Darf Arbeitsbereich anlegen” kann gesteuert werden, ob die Rolle den Arbeitsbereich wechseln darf.

Das globale Rechtesystem in den Rollen greift immer auf ganze Kacheln zu, die im Modus “Rolle bearbeiten” aufgelistet werden. Mit einem Mausklick auf eine aufgelistete Kachel wird die Rechteeinstellung der Kachel aufgerufen. Im Standard ist immer “Zugriff erlauben” auf “Alle” Datensätze hinterlegt.

Folgende weitere Einstellungen können vorgenommen werden:

• Eingeschränkt
  Inhalt der Kachel wird anhand des vorgegebenen Filters angezeigt. Es gibt die normalen Filter, sowie die Bedingungen. Die letzteren Beziehen sich auf die Mitgliederkachel. Darunter kann eingestellt werden, welche konkreten Werte im Eintrag des Mitgliedes vorliegen.
• Von meinem Team
  Sind Datensätze über den Baustein Team das jeweilige Team zugeordnet, wird der Inhalt entsprechend danach gefiltert und angezeigt.
• Meine
  Sind Datensätze über den Baustein Benutzer dem jeweiligen Benutzer zugeordnet, wird der Inhalt entsprechend danach gefiltert und angezeigt.

• Keine
  Die Kachel ist für die jeweilige Benutzerrolle nicht sichtbar.
  Beim Zugriff auf “Keine” ist die Kachel für die Rolle nicht sichtbar und Datensätze und Datensatzverknüpfungen können nicht ausgewählt werden. Wenn partielle Zugriffe auf Einträge eines Datensatzes unsichtbar geschaltet werden sollen, kann dies je Baustein erfolgen, indem der Baustein versteckt wird und unter Für Benutzerrollen anzeigen die entsprechenden Rollen Zugriff erteilen.

  

  Die gleichen Filter können für das Bearbeiten und Löschen gewählt werden.

Im “erweiterten Zugriff” können folgende Einstellungen vorgenommen werden:

• Anlegen erlauben
• Bearbeiten erlauben
• Löschen erlauben
• Einträge entsperren erlauben
• Import erlauben
  bezieht sich auf das Recht Excel-Dateien mit Datensätzen zu importieren (Sofern es sich nicht um besonders intensiv geschultes Personal handelt, empfehlen wir den Import nicht zuzulassen.)

(Push-)Benachrichtigungen

Es können Benachrichtigungen für Änderungen an Datensätzen angezeigt werden. Die Benachrichtigung ist eine rot eingekreiste Zahl auf der Kachel, welche die Anzahl der neuen Datensätze oder Änderungen beinhaltet. Beim Klick in die Kachel ist der jeweilige Datensatz mit einem roten Punkt markiert.

In den Kacheleinstellungen können die Benachrichtigungen je Kachel für alle Nutzer aktivieren werden. Zudem besteht die Möglichkeit die Benachrichtigungen in der Kachel über das Glockensymbol zu aktivieren oder deaktivieren. Möchte man über Änderungen in der Liste benachrichtigt werden, kann dies über die drei Punkte innerhalb der Kachel aktiviert oder deaktiviert werden. Darüber hinaus bietet Univelop ebenfalls die Funktion, Mitgliedern eines Arbeitsbereiches, die die Univelop-App aktiv nutzen, diese per Push- Benachrichtigung über Änderungen in bestimmten Kacheln zu informieren.

Versendezeitpunkt

In dem Homescreen Designmodus können unter Push-Nachrichten anpassen Uhrzeiten für das Versenden von Push-Nachrichten angegeben werden. Dadurch werden alle Push-Nachrichten, welche durch Änderungen vor einer angegebenen Uhrzeit erzeugt wurden, zu dieser erst versendet. So können Nutzer zu einem Zeitpunkt alle wichtigen Änderungen sehen, statt sie über den Tag verteilt zu bekommen. Beispiel: Hat man die Uhrzeit 09:00 und 15:00 angegeben, so werden alle Push-Nachrichten nach 09 Uhr um 15 Uhr versendet, und alle Push-Nachrichten nach 15 Uhr werden zum Folgetag um 09 Uhr versendet. Nutzer, welche diese Änderungen in der App bereits vor der Uhrzeit gesehen haben, bekommen dafür keine Push-Nachrichten mehr.

Tabs

Um lange Einträge mit vielen Bausteinen besser zu strukturieren, gibt es Tabs. Diese werden im Designmodus für Einträge angeschaltet und konfiguriert. Sie besitzen einen Titel und/oder ein Icon für die Darstellung. Im Designmodus kann dazu ein Tab versteckt und Anhand einer Bedingung angezeigt werden. So können bspw. Kontaktdaten oder sensible Dokumente in Tabs gesammelt und kollektiv versteckt werden.