print Baustein PDF erstellen

Mit dem Baustein PDF erstellen kann, ausgehend von einer Word Vorlage, eine PDF Datei erstellt und, wenn gewünscht, per E-Mail versendet. Die Word-Datei kann individuell gestaltet werden und sich auf die Liste beziehen in welcher die PDF-Datei erstellt wird. Alle darstellbaren Inhalte sind andruckbar, neben Buchstaben und Zahlen auch Bilddateien und die Unterschrift. Zusätzlich können verknüpfte Datensatz-Listen ausgegeben werden.
Als zusätzliches Feature lassen sich generierte PDFs über ein selbsterstelltes Skript in einem bestimmten Zielordner automatisch ablegen. (s. Import und Export / Dateiimport / -export via PowerShell)

Vorbereitung der Word-Vorlage

create pdf

  1. Ausgabe von Einzelwerten
    Die Ausgabe von Einzelwerten erfolgt indem in der Word-Vorlage der technische Name eines Bausteins innerhalb der zwei geschwungenen Klammern gesetzt wird. Beispiel: Rechnungsnummer ${belegnummer}.

  2. Ausgabe von Schaltern
    Die Ausgabe des Bausteins Schalter kann im Designmodus in den Einstellungen des Bausteins unter “Darstellung als Ausdruck” als “Checkbox”, “Ja / Nein” oder “Nennen des Inhalts” festgelegt werden.

  3. Ausgabe von Datensatz-Liste
    Um die Daten eines Baustein Datensatz Liste auszugeben, muss in der Word-Vorlage eine entsprechende Tabelle gezeichnet werden.

    So könnte die Tabelle zur Ausgabe einer ganzen Liste, mittels Serienbrieffunktionalität aussehen:

    Arbeitszeit Mitarbeiter
    ${repeat(mitarbeiterZeiten)}  
    ${mitarbeiterZeiten.Arbeitszeit} ${mitarbeiterZeiten.name}
    ${endrepeat}  

    Die gezeichnete Tabelle in der Word-Vorlage kann um beliebig viele Spalten erweitert werden, solange diese in der Datensatz-Liste vorkommen.

    Verschachtelte Aufrufe des repeat(...) ineinander sind auch möglich. Es muss jedoch eine Liste referenziert werden, welche von der umschließenden Liste erreichbar ist (z. B. durch einen Baustein Datensatz-Liste). Auch wichtig ist, dass bei dem endrepeat der Name der Liste angegeben wird, über die iteriert wird. Dadurch kann z. B. die tägliche Nutzungszeit einer Baumaschine, welche aus Einsätzen bei mehreren Kunden besteht, geordnet und mit einer Vorlage zu einem PDF-Dokument erzeugt werden. Eine solche Tabelle könnte wie folgt aussehen:

    Maschine Nutzzeit Auftrag
    ${repeat(maschZeiten)}    
    ${maschZeiten.maschine} ${maschZeiten.gesDauer}  
    ${repeat(maschZeiten.einsaetze)}    
      ${maschZeiten.einsaetze.dauer} ${maschZeiten.einsaetze.auftrNr}
    ${endrepeat(maschZeiten.einsaetze)}    
    ${endrepeat}    

  4. Ein/-Ausblenden von Inhalten
    Sollten gewisse Inhalte zB abhängig von einem Schalter ausgeblendet werden, kann dies über die showIf bzw. hideIf Funktion realisiert werden.

    Wenn wir das obige Beispiel (Zeiterfassung) erweitern möchten, und zB anzeigen möchten, dass es sich bei der aufgeführten Zeit um Reisezeit handelte kann man zB so etwas machen:

    Arbeitszeit Mitarbeiter  
    ${repeat(mitarbeiterZeiten)}    
    ${mitarbeiterZeiten.Arbeitszeit} ${mitarbeiterZeiten.name} ${showIf(mitarbeiterZeit.istReisezeit)}Reisezeit${endShowIf(mitarbeiterZeit.istReisezeit)}
    ${endrepeat}    

    In diesem Beispiel wird der Text “Reisezeit” nur angezeigt, wenn der Schalter istReisezeit gesetzt ist. showIf und hideIf können auch auch außerhalb von repeat-Blöcken verwendet werden, wichtig ist nur, das ein endShowIf bzw. endHideIf folgt.

    Hinweis: showIf und hideIf können nur auf Schalter / Ja-/Nein-Formel-Bausteine angewendet werden. Die direkte Eingabe von Formeln ist nicht möglich.

Einstellungen des Bausteins PDF erstellen

create pdf settings

  1. Dateivorlage hinzufügen
    Über den Plus-Button öffnet sich ein Auswahl-Dialog, worüber die Word-Vorlage ausgewählt wird. Anschließend wird sie in den Baustein hochgeladen.

  2. abweichender bzw. dynamischer Dateiname
    Der Dateiname kann ebenfalls abweichend und dynamisch gewählt werden. Soll der Dateiname zum Teil dynamisch sein kann ebenfalls ein Platzhalter mit Bezug zu einem Baustein eingesetzt werden. Soll die PDF-Datei zum Beispiel so heißen wie die Belegnummer, können Sie hier ${belegnummer} eingeben.

  3. automatische Dateiübertragung per PowerShell
    Zur automatischen Dateiübertragung können Sie auch Dateien Per Powershell mit dem Dateisystem synchronisieren.

  4. Direkter Mailversand
    Die erstellte PDF kann über diese Funktion direkt per E-Mail versendet werden.

Einstellungen des direkten Mail-Versands

Um eine E-Mail Adresse für den direkten Mailversand zu verwenden, benötigt der Baustein PDF erstellen einen Empfänger über einen Baustein Textfeld, wo die entsprechende E-Mail Adresse eingetragen wird. Bleibt die E-Mail Adresse für den direkten Mailversand immer gleich, kann der Baustein Textfeld versteckt und als Standard-Text wird die E-Mail Adresse hinterlegt.
Wechselt die E-Mail Adresse je nach Anforderung (z. B. unterschiedliche Vorgesetzte, unterschiedliche Lieferanten pro Artikel, etc.) kann der benötigte Baustein Textfeld, bezogen auf die genannten Beispiele, in den Stammdaten des Mitarbeiters oder des Artikels aufgeführt werden und bei der Auswahl als Wert übernommen werden (s. Verknüpfung über den Baustein Datensatz).

Bei der Auswahl der Option “direkter Mailversand” können weitere Einstellungen vorgenommen werden.

create pdf settings

  1. CC-Empfänger
  2. Benutzer in CC hinzufügen
    der auslösende Benutzer der PDF-Erstellung wird automatisch in CC genommen (z. B. bei Urlaubsanträge, etc.)
  3. BCC
  4. Betreff vordefinieren
  5. Inhalt der E-Mail vordefinieren
    Über ${} kann ebenfalls der Inhalt dynamisch gestaltet werden