Import und Export

Arbeitsbereiche

Es besteht die Möglichkeit ganze Arbeitsbereiche zu exportieren und wieder zu importieren. Im Designmodus des Homescreens des Arbeitsbereiches befindet sich in den Einstellungen der Button “Export”. Nachdem der Button betätigt wurde, erscheint ein Popup-Fenster in dem man wählen kann, ob nur die Struktur des Arbeitsbereiches (nur Kacheln) oder ob sowohl die Struktur als auch die dazugehörigen Daten exportiert werden sollen.

Nach Betätigen des Buttons wird der Arbeitsbereich als ZIP-Datei heruntergeladen.

Nachdem man in den Homescreen wieder zurückkehrt, kann über den Haus-Button den Arbeitsbereich wechseln oder einen ”+ Neuer Arbeitsbereich” einen neuen anzulegen. Nachdem “+ Neuer Arbeitsbereich” ausgewählt wurde, kann zwischen den zwei Hauptoptionen oder einer der Vorlagen gewählt werden. Über die Option “Arbeitsbereich importieren” wird ein Auswahldialog geöffnet, wo die zuvor heruntergeladene ZIP-Datei ausgewählt und anschließend eingelesen wird.

Kacheln

Neben dem Export/Import von ganzen Arbeitsbereichen können alternativ lediglich einzelne Kacheln exportiert und importiert werden. Dies ist besonders da sinnvoll, wo mit mehreren Arbeitsbereichen innerhalb einer Organisation gearbeitet wird oder Standard-Kacheln vorhanden sind, welche auf andere Umgebungen übertragen werden sollen. Hier sind vor allem Kacheln zu nennen, die keine oder nur geringe Datensatz-Verknüpfungen haben, welche u. U. wieder hergestellt werden müssten. Solche Kacheln beinhalten meistens Stammdaten, wie zum Beispiel Kunden, Mitarbeiter o. ä.

Im Kachel-Designmodus befindet sich, wie beim Export von Arbeitsbereichen, in den Kacheleinstellungen ein Button “Export”. Beim Exportieren von Kacheln wird eine JSON-Datei heruntergeladen, in welcher sich der Quellcode für die Kachel befindet.

Im Designmodus des Ziel-Arbeitsbereichs, in dem die Kachel importiert werden soll, kann über den Button “Kachel importieren” die zuvor heruntergeladene JSON-Datei über einen Auswahldialog eingelesen werden.

Bitte beachten:

• Verknüpfungen werden u. U. nicht übernommen, wenn gleiche Kachelbezeichnungen und Inhalte nicht im neuen Arbeitsbereich vorhanden sind.
• Daten / Inhalte werden nicht übernommen und ebenso nicht überschrieben.
• Word-Vorlagen werden nicht übernommen.
• es kann immer nur in eine Richtung importiert / exportiert werden. Ist ein Arbeitsbereich vorhanden, der zentral alle Kacheln der Organisation beinhaltet, kann nicht aus einem anderen Arbeitsbereich heraus in diese Umgebung importiert werden.

Mitglieder und Nutzerrollen mit Excel

Die Datensätze zu allen Mitgliedern sowie den angelegten Nutzerrollen können über Excel-Dateien (.xlsx) im- und exportiert werden.

Im- und Export von Mitgliedern

Um die Mitglieder eines Arbeitsbereiches zu verwalten, können Admins die Mitglieder im- als auch exportieren. Beim Export gibt es die Spalten für personenbezogenen Daten (ID, E-Mail, Vor-, Nachname) sowie die aktiven und die möglichen Rollen und Teams eines Mitgliedes. Den Import von Mitgliedern kann man z. B. nutzen, um damit gleich mehrere neue Mitglieder in seinen Arbeitsbereich hinzuzufügen. Dabei muss neben Vor-, Nachname und E-Mail in der Spalte Passwort ein Passwort für das jeweilige Mitglied angegeben werden. Optional können mögliche Teams und Rollen angegeben und eine aktive Rolle sowie ein aktives Team angegeben werden. Die Spalte Passwort wird nur beim Import genutzt und bleibt beim Export leer.

Im- und Export von Rollen

Durch den Im- und Export von Nutzerrollen können die Rechte jeder Rolle für jede einzelne Kachel konfiguriert werden. Ausgenommen davon sind die standardmäßigen Rollen Admin und Besitzer. Jede Zeile gibt an, ob ein Nutzer mit dieser Rolle die Datensätze einer Kachel lesen, anlegen, bearbeiten, löschen und importieren kann. Für das Lesen, Bearbeiten sowie das Löschen können zusätzlich Filter angegeben werden, welche die Aktionen, statt sie zu verbieten, einschränkt.

Wichtige Hinweise zum Im- und Export

Die Hinweise zu Im- und Export von Datensätzen gelten auch für Mitglieder und Nutzerrollen.

Datensätze und Inhalte

Empfohlen für fortgeschrittene Nutzer

Datensatzimport / -export mit Excel

Ebenso können auch Datensätze importiert und exportiert werden. Dies ist besonders dann sinnvoll, wenn viele Datensätze und Stammdaten erfasst werden sollen. Der Im- und Export erfolgt immer im Bearbeitungsmodus über die drei Punkte der Listenansicht.

Die Ein- und Ausgabedatei ist im Excel-Format. Zusätzliche Hinweise in den folgenden zwei Szenarien:.

• 1. Szenario // Erstimport von Daten
  In die Univelop App soll eine große Anzahl an Datensätzen überführt werden. Es ist bereits eine Liste vorhanden, welche die Datenstruktur wiederspiegelt. In Univelop sollte ein Dummy-Datensatz angelegt werden. Anschließend wird die Liste in Excel exportiert. Dies ist nun die Importvorlage. Sind alle Datensätze in der Vorlage erfasst, kann diese über die Importfunktion importiert werden. Das Dokument wird geprüft und ein Pop-Up erscheint, welches mitteilt wie viele Datensätze zum Import gefunden wurden.

• 2. Szenario // Aktualisierung von Daten
  Es sind bereits viele Daten in einer Liste und es sollen nur bestimmte Dinge geändert werden, es wäre aber zu aufwendig dies bei allen Datensätzen einzeln zu machen. Hier werden ebenfalls alle Datensätze in Excel exportiert. Wir empfehlen nun sämtliche Zeilen und Spalten zu löschen, welche nicht betroffen sind.

  ACHTUNG! Die ID (letzte Spalte) muss immer stehen bleiben!

  Anschließend können in der exportierten Excelliste alle betreffenden Datensätze entsprechend geändert werden. Nach der Änderung in der Excelliste kann diese wieder über die Importfunktion importiert werden. Ein Pop-Up erscheint, welches mitteilt wie viele Datensätze zum Import bzw. zur Aktualisierung gefunden wurden.

Komplexe Bausteine beim Im- und Export

Beim Im- und Export von Datensätzen unterscheidet die App zwischen zwei Arten von Bausteinen. Es gibt die simplen Bausteine, wie z. B. der Baustein Nummer, welcher nur aus einer Spalte besteht und somit einfach ein- und ausgelesen werden kann. Die zweite Art bilden die komplexen Bausteine, welche sich nicht durch nur eine Spalte sinnvoll im- und exportieren lassen. Diese bieten in den Einstellungen für jedes wichtige Feld an, einen eindeutigen technischen Namen zu setzten, damit die Werte des Bausteins eindeutig beim Export aufgeteilt werden.

Als Beispiel dazu ist der Baustein Zeitspanne mit einer Anfangs- und Endzeit sowie der Gesamtzeit und einer Pausenzeit.

Wichtige Hinweise zum Excel Im- und Export

• Die ID eines Datensatzes (letzte Spalte) ist einzigartig. Über diese erkennt das System, welcher Datensatz gemeint ist. Werden Daten ohne ID importiert, werden automatisch neue Datensätze angelegt.
• Wir empfehlen vor jedem Import einen Export. So sind alle Spalten richtig benannt und die Zuordnung bei dem Importvorgang ist größtenteils sichergestellt.
• Es empfiehlt sich die Excelliste immer regelmäßig zwischenzuspeichern, sodass diese im Zweifel wiederhergestellt werden kann.

Leider sind wir beim Im- und Export von dem Excel-Package abhängig und das System vertauscht in dieser Kombination mit Excel hin und wieder Spalten. Daher empfehlen wir immer alle unnötigen Zeilen und Spalten zu löschen. Bei Problemen stehen stehen wir gerne mit Rat und Tat zur Seite.

Dateiimport / -export via PowerShell

Mit den Bausteinen Datei Upload und PDF erstellen kann ebenfalls eine Synchronisation mit PowerShell erfolgen.

Wird die Option in den Bausteineinstellungen aktiviert, kann man sich in einfachen Schritten ein PowerShell-Skript erstellen und herunterladen. Dieses erstellte Skript kann dann entweder manuell ausgeführt werden oder in der Windows Aufgabenplanung verwendet werden, um einen Automatismus für das Hochladen neuer Dokumente einzurichten.

Bei der Nutzung von PowerShell empfehlen wir Version 6 oder höher. Zu beachten sind ebenfalls die gesetzten Richtlinieneinstellungen im ausführenden Benutzer bzw. auf dem Server.

Baustein Datei Upload
Um über den Baustein Datei Upload ein Skript für den Automatismus zu erstellen, geht man wie folgt vor:

1. “Per PowerShell mit Dateisystem synchronisieren” aktivieren
2. Angabe des Pfades unter “Sync mit Ordner”
3. ggf. “Löschen Dateien vor Synchronisation” aktivieren
   • aktiviert nur die Löschung in Univelop, nicht im Quellordner!
4. Dateitypen berücksichtigen
   • hier werden die zu berücksichtigen Dateiendungen eingetragen (z. B. PDF, JPG, PNG, etc.)
     Sollen alle Dateien berücksichtigt werden, kann dieses Feld leer bleiben (Standard: alle Dateiendungen)
5. Skript herunterladen

Dieses Skript kann nun via PowerShell manuell ausgelöst werden, oder in die Windows Aufgabenplanung eingebettet werden, sodass es an bestimmten Tagen zu bestimmten Uhrzeiten ausgeführt wird.

Baustein PDF erstellen
Wird mit dem Baustein PDF erstellen eine PDF generiert, kann die erzeugte PDF ebenfalls via PowerShell an einem bestimmten Zielordner abgelegt werden.

1. “Per PowerShell mit Dateisystem synchronisieren” aktivieren
2. Angabe des Pfades unter “Sync mit Ordner”
3. Skript herunterladen

Auch dieses Skript kann nun via PowerShell manuell ausgelöst werden, oder in die Windows Aufgabenplanung eingebettet werden, sodass es an bestimmten Tagen zu bestimmten Uhrzeiten ausgeführt wird.
Beispielweise füllen Mitarbeiter einen Stundennachweis aus und erzeugen daraus eine PDF. Alle erzeugten Stundennachweise werden in einem Ordner “Stundennachweise Gesamt” gesammelt. Durch die aktivierte Option “Mit PowerShell synchronisieren” können die Mitarbeiter wie gewohnt Arbeitszeiten über Univelop erfassen, erzeugen die PDF und für die Synchronisation via PowerShell ist vorbereitet. Wird das erzeugte Skript manuell oder über die Windows Aufgabenplanung ausgeführt, werden die erzeugten PDFs dem Ordner “Stundennachweise Gesamt” hinzugefügt.

Beispiel für die Nutzung des Windows Aufgabenplaners: