Import und Export
Univelop bietet verschiedene Im- und Exportmöglichkeiten, um Daten zwischen Arbeitsbereichen oder mit externen Systemen auszutauschen.
Arbeitsbereiche
Ganze Arbeitsbereiche können als ZIP-Datei exportiert und in neue Arbeitsbereiche importiert werden. Der Export erfolgt über die Arbeitsbereich-Einstellungen.
Beim Export kann gewählt werden, ob nur die Struktur (Kacheln, Bausteine, Workflows) oder auch die Daten (Datensätze) exportiert werden sollen.
Zum Import wird über den Haus-Button ein neuer Arbeitsbereich erstellt und die Option Arbeitsbereich importieren gewählt.
Kacheln
Einzelne Kacheln können als JSON-Datei exportiert und in andere Arbeitsbereiche importiert werden. Der Export erfolgt über den Button Export in den Kacheleinstellungen im Designmodus.
Beim Kachel-Import ist zu beachten: Verknüpfungen werden nur übernommen, wenn die referenzierten Kacheln im Ziel-Arbeitsbereich existieren. Daten und Word-Vorlagen werden nicht übertragen. Der Import ist eine Einbahnstraße — es kann nicht in den Ursprungs-Arbeitsbereich zurück importiert werden.
Datensätze (Excel)
Datensätze können über Excel-Dateien (.xlsx) importiert und exportiert werden. Der Im- und Export erfolgt über die drei Punkte in der Listenansicht.
Erstimport
Für den Erstimport empfehlen wir, zunächst einen Dummy-Datensatz anzulegen und die Liste nach Excel zu exportieren. Die exportierte Datei dient als Importvorlage mit korrekten Spaltennamen.
Aktualisierung
Für die Aktualisierung bestehender Datensätze werden diese zuerst exportiert und die gewünschten Änderungen in Excel vorgenommen. Dabei muss die ID-Spalte (letzte Spalte) erhalten bleiben — über diese erkennt Univelop, welcher Datensatz aktualisiert werden soll.
Die ID eines Datensatzes ist einzigartig. Werden Daten ohne ID importiert, werden automatisch neue Datensätze angelegt. Wir empfehlen, vor jedem Import einen Export durchzuführen.
Komplexe Bausteine
Bausteine mit mehreren Werten (z. B. Zeitspanne mit Anfangs- und Endzeit) bieten in den Einstellungen eigene technische Namen für jedes Feld an, damit die Werte beim Export in separate Spalten aufgeteilt werden.
Mitglieder und Rollen (Excel)
Mitglieder und Nutzerrollen können ebenfalls per Excel-Datei im- und exportiert werden.
Mitglieder-Export: Spalten für ID, E-Mail, Vor-/Nachname, aktive und mögliche Rollen. Mitglieder-Import: Vor-/Nachname, E-Mail und Passwort sind Pflichtfelder. Optional können Rollen angegeben werden.
Rollen-Export: Jede Zeile definiert die Rechte einer Rolle für eine einzelne Kachel (Lesen, Anlegen, Bearbeiten, Löschen, Import). Die Standard-Rollen Admin und Besitzer sind ausgenommen.
Dateisynchronisation (PowerShell)
Über die Bausteine Datei Upload und PDF erstellen kann eine automatische Synchronisation mit dem lokalen Dateisystem eingerichtet werden.
Einrichtung
- In den Bausteineinstellungen Per PowerShell mit Dateisystem synchronisieren aktivieren
- Den Zielordner angeben
- Optional: Dateitypen einschränken und Löschen vor Synchronisation aktivieren
- Das generierte PowerShell-Skript herunterladen
Das Skript kann manuell oder über die Windows Aufgabenplanung ausgeführt werden.
Für PowerShell wird Version 6 oder höher empfohlen. Die Richtlinieneinstellungen des ausführenden Benutzers bzw. Servers sind zu beachten.