Verknüpfen von Listen
Beziehungen von Datensätzen zueinander
Es gibt zwei Arten von Beziehungen zwischen Daten. Die erste ist eine 1:1 Beziehung, die zweite eine 1:n Beziehung, wobei n für eine beliebige Zahl steht.
1:1 Beziehungen
Eine 1:1 Beziehung beschreibt die direkte Abhängigkeit zweier Elemente voneinander. In unserem Fall sprechen wir von zwei Datensätzen. Diese stehen in direkter Verbindung miteinander und haben eine 1:1 Beziehung.
| Datensatz 1 | Datensatz 2 |
|---|---|
| Mitarbeiter Herr Meyer | Führerschein XYLK (von Herrn Meyer) |
| Abteilung Univelop Support | Mailadresse support@univelop.de |
| Ansprechpartner/in Kim | Telefonnummer 0170 123 456 |
| … | … |
Die zuvor genannten Beispiele lassen erkennen, dass die Datensätze in dieser Konstellation nur jeweils 1x existieren und in direkter Verbindung miteinander stehen. Möchte man diese verknüpfen, kann auf beiden Seiten ein Datensatz Baustein verwendet.
1:n Beziehungen
Man spricht von einer 1:n Beziehung, wenn auf einer Seite ein Datensatz gemeint ist und auf der anderen Seite eine Liste von Datensätzen. Die Liste von Datensätzen kann beliebig lang sein.
| Parent | Child 1 | Child 2 |
|---|---|---|
| Firma Holzapfel GmbH | Mitarbeiter Herr Müller | Mitarbeiterin Frau Weber |
| Lieferschein L 456321 | Pos. 1, 10 Äpfel | Pos. 2, 20 Birnen |
| Firmenwagen Kennz. IZ U 123 | Wartung 2015, 500 EUR | Wartung 2017, 731 EUR |
| Artikel BA123, Apfel rot | Warenausgang 01.01.2023, 10 Stk. | Warenausgang 05.01.2023, 5 Stk. |
| … | … | … |
Wir sprechen bei 1:n Beziehungen gerne von Parent / Child(s) oder Mutter- & Tochter-Datensätzen. Eine Firma kann mit mehreren Mitarbeitern angelegt werden, ein Lieferschein hat mehr als eine Position und ein Auto hat regelmäßig durchzuführende Wartungen, die anstehen.
In Univelop lösen wir diese dynamischen Verhältnisse mit zwei Liste. In Liste 1 werden die Daten des Parent gepflegt, in Liste zwei die Daten der Kinder. Es wird also zum Beispiel eine Liste mit Fahrzeugen benötigt und eine Liste mit Reparaturen. Zu Lösung dieses Verhältnisses wird der Baustein Datensatz-Liste im Parent verwendet und der Baustein Datensatz im Child.
Arten Daten in Univelop zu verknüpfen
In Univelop unterscheiden wir prinzipiell drei Arten von Verknüpfungen.
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Datensatz Eine einfache Datensatz Verknüpfung bedeutet, dass ein Datensatz aus einer anderen Liste gepickt werden kann. Es kann zum Beispiel meine Liste Aufträge durch einen Datensatz Baustein mit der Liste Kostenstellen verbunden werden und ich bin somit in der Lage in meinen Aufträgen die dazu passende Kostenstelle zu picken.
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Datensätze Mit der Datensätze (Mehrzahl) Funktion wird die einfache Datensatz Funktion um n Datensätze erweitert. Es ist möglich mehr als nur einen Datensatz aus einer verknüpften Liste zu picken. Angenommen meine Aufträge haben Sparten, kann pro Auftrag mehr als eine Sparte gepickt werden, also Strom, Wasser und Gas - statt, dass ich mich wie beim Datensatz Baustein entscheiden müsste.
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Datensatz-Liste Durch eine funktionelle Liste von Datensätzen, kann ich beliebig viele Verknüpfungen zu einer Liste herstellen. Eine Liste von Datensätzen finden wir in den Bausteinen Datensatz-Liste, Kalender, Tabelle, Terminplaner und Matrix.
Zumeist werden diese Verknüpfungen in Unterlisten erstellt, da dort verschiedene Informationen zusammengeführt werden.
Beispiel Ein einfacher Lieferschein (Warenausgänge) umfasst üblicherweise Stammdaten, wie ein Datum und Empfänger, sowie die gelieferten Produkte als Liste. Der Belegkopf Lieferschein kann als Liste in Univelop verstanden werden. Die Produkte - klassische Stammdaten - finden sich ebenfalls in einer separaten Liste wieder. Durch eine “Hilfsliste”, die Artikelbewegungen genannt werden könnte, können die Verknüpfung zum Lieferschein und die Auswahl des Artikels erfasst werden.
Die Liste der Artikelbewegungen wird nun zum zentralen Auswertungselement. Aus Sicht des Lieferschein kann ein Blick in die Bewegungen geworfen werden und es ist auf einen Blick ersichtlich welche Artikel in welcher Menge auf diesem Lieferschein stehen. Aus Sicht des Artikel ist es nun möglich in die Bewegungen zu schauen und dort Abgänge für den Lagerbestand zu ermitteln und sich den Absatz für bestimmte Perioden anzeigen zu lassen.
Verknüpfung über den Baustein Datensatz
Wie der Name schon sagt, kann über den Baustein Datensatz auf einen Datensatz zugegriffen werden. Genauer gesagt auf einen Datensatz einer anderen Liste.
Nachdem der Baustein Datensatz einer Liste hinzugefügt wurde, können verschiedene Einstellungen in Bezug auf die weiteren Funktionen des Bausteins vorgenommen werden:
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Baustein Datensatz Funktion “Verknüpfung mit”
Damit der Baustein einwandfrei funktioniert, muss in den Einstellungen unter “Verknüpfung mit” die Verknüpfung zu einer anderen Liste vorgenommen werden. Aus dieser Liste kann dann ein Datensatz ausgewählt werden. -
Werte des verknüpften Datensatzes übernehmen
Ebenso besteht die Möglichkeit Daten aus dem verknüpften Datensatz in andere Bausteine zu übernehmen. Dies hat den Vorteil, dass die Daten in der aktuellen Liste zur Verfügung gestellt werden, ohne dass diese erneut eingeben werden müssen und somit eventuelle Übertragungsfehler reduziert werden.Dabei ist darauf zu achten, dass die zu Quell- und Zielbausteine der Liste den gleichen Typ aufweisen müssen, bedeutet nur Textfeld zu Textfeld, Datum zu Datum etc. Alle Werte jedoch könnten auch in ein Textfeld geschrieben werden.
Darüber hinaus können die übernommenen Daten synchron gehalten werden. Bedeutet, wird der Switch nicht aktiviert, werden die Daten einmalig mit der Auswahl des Datensatzes übernommen. Beim synchron halten werden die Daten des Mutter-Datensatzes in diesen Datensatz immer aktuell gehalten.
Hierbei muss in jedem Einzelfall abgewogen werden, ob die Daten synchron gehalten werden sollen oder nicht. Zum Beispiel zum Erstellen einer Kaufhistorie sollten die aus dem Artikel übernommenen Preise nicht synchron sein, da diese bei aktivierter Synchronisation bei jeder Änderung in den Artikelstammdaten ebenfalls überschrieben werden. Bei der Aktualisierung von z. B. Adress- und Stammdaten einer Rechnungsadresse ist das Synchronhalten der Daten sinnvoll.
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Funktion “Datensatz löschen / duplizieren, wenn verknüpfter Datensatz gelöscht / dupliziert wird”
Wird der Switch dieser Funktion aktiviert, wird der betreffende Datensatz gelöscht oder dupliziert, sobald der Hauptdatensatz gelöscht oder dupliziert wird. Wenn es sich um zusammenhängende Bewegungsdaten handelt, kann dieser Switch aktiviert werden, um Datenmüll zu vermeiden. Beim Beispiel des Lieferscheins und der Artikelbewegungen macht es durchaus Sinn in den Artikelbewegungen im Datensatz Baustein Lieferschein diesen Schalter zu aktivieren, damit die Bewegungen gelöscht werden, sobald der Lieferschein gelöscht wird.
Informationen zu den Möglichkeiten zu Filter und Sortierungen sind auf der Docs-Seite des Bausteins Datensatz Liste zu finden.
Zusammenfassung
Über den Baustein Datensatz wird eine einfache Verknüpfung mit einem Datensatz einer anderen Liste geschaffen und es besteht die Möglichkeit Daten einmalig oder dauerhaft zu übernehmen, sowie den Eintrag zu löschen oder zu duplizieren, wenn dies gleichzeitig mit dem Löschen und Duplizieren des Hauptdatensatz erfolgt.
Verknüpfung über den Baustein Datensatz Liste
Der Datensatz Liste bietet die Möglichkeit sich mehrere Datensätze einer anderen Liste anzeigen zu lassen und über die Verknüpfung weitere zusammengehörige Datensätze zu erstellen.
Ähnlich wie bei dem Baustein Datensatz wird eine passende Bezeichnung und mit “Verknüpfung mit” der Baustein mit der gewünschten Liste verknüpft.
Über die Funktion “Verknüpfung über” wir der Datensatz Liste über einen Baustein Datensatz eine eindeutige Zuordnung aufgebaut.
Soll sich auf einen dritten Datensatz bezogen werden, wird es nicht mit der Funktion “Verknüpfung über” funktionieren, da sich hierüber immer ausschließlich auf den eigenen Datensatz bezogen wird. Ist also in der Liste eine Verknüpfung mit einer Stammdatenliste vorhanden und es wurde eine weitere Liste mit Stammdaten erstellt, die dieser Liste angehört, dann muss über Filter und Sortierung ein eindeutiger Zusammenhang herstellt werden. Dies bedeutet konkret es wurde eine “Verknüpfung mit” gewählt und sowohl in der verknüpften Liste als auch in dieser Liste ein Baustein Datensatz eingebaut, der auf den gleichen Datensatz verweist, über die die Daten verknüpft werden können. In Filter und Sortierung wählt man den Zieldatensatz aus der verknüpften Liste aus und nutzt der Operator =B als Filterkriterium aus. =B bedeutet = Baustein. Also der Baustein Datensatz soll dem Baustein Datensatz aus meiner Liste entsprechen.
Beispiel für “Verknüpfung über”:
Es sind zwei Kacheln mit den Namen “Aufmaß” und “Aufmaßpositionen” (Hilfskachel) vorhanden. In der Aufmaßliste sollen nun die dazugehörigen Aufmaßpositionen erfasst werden. In den Aufmaßpositionen wurde der Baustein Datensatz eingebaut, welcher mit den Aufmaßen verknüpft ist. In “Verknüpfung über” kann jetzt die Liste “Aufmaß” ausgewählt werden.
Beispiel für Verknüpfung mit dem Filter =B:
In dem Arbeitsbereich sind drei Kacheln mit den Namen “Kunde”, “Liste Ansprechpartner Kunde” und “Bauvorhaben” vorhanden. Sowohl die Bauvorhaben, als auch die Ansprechpartner sind mit den Kunden verknüpft. Zum Anzeigen der Ansprechpartner in der Kundenliste kann aufgrund der direkten Verknüpfung die “Verknüpfung über” gewählt werden.
Zur Verknüpfung der Ansprechpartner in der Bauvorhaben Liste wird der Operator =B in der Filterung benötigt. In den Bauvorhaben ist die Verknüpfung zum Kunden mit dem Baustein Datensatz vorhanden. Als nächstes wird in “Verknüpfung mit” die Kachel “Ansprechpartner” ausgewählt. Unter Filter und Sortierung wird der Operator =B gesetzt, als Beispiel: Kunde =B Auftraggeber. Übersetzt bedeutet es in der Kachel “Ansprechpartner” gibt es den Datensatz “Kunde”. In der Kachel “Bauvorhaben” gibt es den Baustein “Auftraggeber”.
Art der Darstellung: Link zur Liste
Der Datensatz Liste kann auch als einfacher Link ohne Vorschau angezeigt werden. Im Standard wird nur der Name der Verknüpfung angezeigt, sowie die Anzahl der verknüpften Datensätze.
Zusätzlich kann für den Baustein Datensatz Liste eine Summe angezeigt werden. Hier lässt sich wählen zwischen der Anzahl der beinhalteten Datensätze oder der Summe über einen bestimmten Baustein. Wählt man die Variante “Summe über einen Baustein”, kann in “Summe über” der entsprechende Baustein ausgewählt werden. Vorgeschlagen zur Auswahl stehen nur verwendete Bausteine aus der verknüpften Kachel. Mögliche auswählbare Bausteine:
- Baustein Nummer
- Baustein Zeitspanne
- Baustein Zahlenformel
- Filter
- Datensatz-Verknüpfungen
Für eine eindeutigere Anzeige kann ein Summen Suffix sowie die Anzahl der Nachkommastellen festgelegt werden.
Art der Darstellung: Eingebettete Liste
Wird in den Einstellungen des Bausteins die “Art der Darstellung” auf “eingebettete Liste” geändert, wird eine Vorschau der verknüpften Datensätze angezeigt. Im Standard ist die “Anzahl der Datensätze in Vorschau” auf 3 eingestellt. Die Anzahl kann beliebig angepasst werden. Die angezeigten Daten in der Vorschau entsprechen der Vorschau in den Listeneinstellung der verknüpften Liste.
Beispiel einer eingebetteten Liste: 
Schnellerfassung für den Baustein Datensatz Liste
Wird ein Datensatz Liste als eingebettete Liste verwendet kann die Funktion einer Schnellerfassung, aktiviert werden. Dies ist eine charmante Art und Weise Einträge für die verknüpfte Liste in der aktuellen Kachel zu erstellen. Die Einstellung wird mit dem entsprechenden Schalter im Baustein Datensatz-Liste aktiviert.
Falls gewisse Bausteine für die Schnellerfassung nicht relevant sind, empfehlen wir die Einstellung “In der Schnellerfassung verstecken” in der verknüpften Liste zu aktivieren. Ein typisches Beispiel hierfür sind die Datensatz Verknüpfung, welche beim Anlegen durch die Datensatz-Verknüpfung automatisch gefüllt werden, sowie eventuell zu übernehmende Daten des verknüpften Datensatzes.
Dass die Schnellerfassung aktiviert wurde erkennt man daran, dass der Button zum erfassen eines neuen Datensatzes in der verknüpften Liste ein grüner Balken geworden ist. In der aktuellen Liste äußert es sich durch den Button + Neu.