Regeln
Regeln ermöglichen ereignisbasierte Automatisierungen. Von einfachen Hinweismeldungen bis hin zur automatisierten Feldaktualisierung, sobald ein Datensatz spezifische Bedingungen erfüllt.
Eine Regel besteht dabei aus einem Trigger sowie einem Regel-Workflow. Der Trigger ist das Ereignis, bei welchem der Regel-Workflow ausgeführt werden soll. Der Regel-Workflow ist dementsprechend die Aktion, welche bei Erfüllung des Ereignisses ausgeführt werden soll.
Verwaltung von Regeln
- Den Eintrags-Designmodus der gewünschten Liste öffnen
- Regeln verwalten in der rechten Einstellungsleiste anklicken
- Regel-Workflow erstellen Button oben rechts anklicken
- Auf die Trigger hinzufügen Schaltfläche am Start des Workflows klicken
- In der rechten Seitenleiste die gewünschte Trigger-Art auswählen
- Workflow mit Schritten füllen
Unterstützte Trigger
| Trigger | Auslösender Vorgang | Bemerkung |
|---|---|---|
| Datensatz geöffnet | Ein Datensatz wird in der Benutzeroberfläche geöffnet. | Nur lesende Workflow-Schritte zulässig. |
| Liste geöffnet | Eine Liste wird in der Benutzeroberfläche geöffnet. | Ebenfalls nur lesende Workflow-Schritte zulässig. |
| Datensatz erfüllt Bedingungen | Ein Datensatz wird gespeichert und erfüllt erstmals die im Trigger definierten Bedingungen. | Der Schritt Ändere Datensatz steht zusätzlich zur Verfügung. |
Ein Trigger vom Typ Datensatz erfüllt Bedingungen wird nur beim erstmaligen Erreichen der Bedingungen ausgelöst. Ändert sich danach ein anderer Baustein, wird der Trigger nicht erneut ausgelöst.
Rahmenbedingungen
- Regel-Workflows sind im Umfang der verfügbaren Workflow-Schritte reduziert, verursachen jedoch keinen Credit-Verbrauch.
- Lesende Trigger (Datensatz geöffnet, Liste geöffnet) erlauben lediglich nicht-schreibende Workflow-Schritte. Datensatzänderungen sind nicht möglich.
- Über den Schritt Starte Workflow kann aus jedem Trigger heraus ein normaler Workflow gestartet werden, in welchem dann wie gewohnt alle Workflow-Schritte zur Verfügung stehen.
Anwendungsszenarien
- Zeige eine Warnung, wenn ein Mitarbeiter einen Auftrag öffnet der älter als 2 Jahre ist. (Trigger Datensatz geöffnet, “Laufe weiter, wenn” Workflow-Schritt mit Bedingung params.record.datum <= subtractYears(now(),2), “Zeige Nachricht” Workflow-Schritt, welcher Warnung zeigt)
- Setze ein Datum, wenn der Eintrag den Status “Abgeschlossen” erreicht. (Trigger Datensatz erfüllt Bedingungen mit Bedingung Status = Abgeschlossen, “Ändere Datensatz” Workflow-Schritt welcher Datum auf now() setzt.)