Rollen und Rechte
Über Rollen und Rechte wird gesteuert, welche Mitglieder auf welche Daten zugreifen dürfen. Rollen werden global im Arbeitsbereich definiert und anschließend den Mitgliedern zugewiesen.
Rollen
Rollen werden in den Arbeitsbereich-Einstellungen unter Rollen verwaltet. Im Standard ist die Rolle Teammitglied immer angelegt. Zusätzlich existieren die fest eingebauten Rollen Besitzer und Administrator, die alle Rechte besitzen.
Rolle erstellen und bearbeiten
Bei Klick auf eine Rolle werden folgende Einstellungen angezeigt:
- Name — Anzeigename der Rolle
- Standardrolle — wird neuen Mitgliedern automatisch zugewiesen (ja/nein)
- Workflow-Rechte — legt fest, ob die Rolle Workflows sehen und bearbeiten darf (
Kein Zugriff,Lesezugriff,Schreibzugriff)
Über die drei Punkte oben rechts kann eine Rolle dupliziert oder gelöscht werden.
Wird eine neue Rolle angelegt, erhalten Besitzer und Administratoren diese automatisch, da sie grundsätzlich über alle Funktionalitäten verfügen.
Rechte pro Komponente
Das Rechtesystem greift auf ganze Komponenten zu. Im Modus Rolle bearbeiten werden alle Komponenten aufgelistet. Für jede Komponente können folgende Zugriffsrechte konfiguriert werden:
Zugriff (Lesen)
| Wert | Beschreibung |
|---|---|
| Alle | Alle Datensätze der Komponente sind sichtbar (Standard) |
| Eingeschränkt | Datensätze werden anhand eines Filters eingeschränkt. Es stehen normale Filter sowie Bedingungen auf Basis der Mitglieder-Komponente zur Verfügung. |
| Meine | Nur Datensätze, die dem Benutzer über einen Benutzer-Baustein zugeordnet sind |
| Keine | Die Komponente ist für die Rolle nicht sichtbar. Auch Datensatzverknüpfungen auf diese Komponente sind nicht auswählbar. |
Die gleichen Filteroptionen können für Bearbeiten und Löschen separat konfiguriert werden.
Erweiterter Zugriff
Zusätzlich zu den Filtern können folgende Aktionen pro Rolle und Komponente gesteuert werden:
- Anlegen erlauben — neue Datensätze erstellen
- Bearbeiten erlauben — bestehende Datensätze ändern
- Löschen erlauben — Datensätze entfernen
- Einträge entsperren erlauben — gesperrte Datensätze freigeben
- Import erlauben — Excel-Dateien mit Datensätzen importieren
- Export erlauben — Datensätze nach Excel exportieren
Wir empfehlen, den Import nur für geschultes Personal freizugeben.
Mehrere Rollen zuordnen
Benutzern können mehrere Rollen zugeordnet werden — nicht nur zur Vertretung, sondern auch, wenn jemand regulär mehrere Rollen in unterschiedlichen Kontexten innehat. Die Zuordnung erfolgt in der Mitgliederverwaltung über die Detailansicht eines Benutzers.
Voraussetzung ist eine Lizenz, die mehrere Rollen unterstützt (siehe Lizenzen).
Rolle wechseln
Sind einem Benutzer mehrere Rollen zugeordnet, kann die aktive Rolle auf zwei Wegen gewechselt werden:
- In der Mitglieder-Detailansicht: Unter mögliche Rollen über Rolle hinzufügen eine neue Rolle zuordnen, unter aktive Rolle über Rolle wechseln die aktive Rolle ändern.
- In der Seitenleiste im Arbeitsbereich: Auf das Profilbild klicken und dort zwischen den zugeordneten Rollen wechseln.